Требования к хранению бухгалтерских документов изменились

Новый стандарт бухучета не ограничивает компании в выборе информационных технологий и технических средств, позволяющих хранить базы данных бухгалтерского учета на территории России, предупреждает Минфин в информационном сообщении от 10.062021 № ИС-учет-33.

Приказом от 16.04.2021 № 62н утвержден новый Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он определяет требования к документам бухучета и документообороту в бухучете. ФСБУ 27/2021 вступает в силу с 1 января 2022 года.

Как поясняет Минфин в новом стандарте, в том числе уточнены положения, посвященные хранению документов бухгалтерского учета.

В частности, новый стандарт требует, чтобы документы хранились в том виде, в котором они составлены. При этом запрещен перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения.

Также установлено, что документы и данные, содержащиеся в них, должны храниться на территории РФ. Здесь же должны размещаться базы данных бухгалтерского учета.

Вместе с тем стандарт не содержит ограничений на использование компаниями по своему усмотрению информационных технологий и технических средств, позволяющих выполнить данное требование. Стандарт допускает, что в отдельных случаях документы и данные бухучета могут параллельно храниться за пределами Росси. Например, это необходимо, когда законодательство какой-либо страны, где компания ведет свою деятельность, также требует хранить документы бухгалтерского учета на своей территории.

Кроме того, новым стандартом определено, что порядок предоставления доступа к документам бухгалтерского учета устанавливает экономический субъект. При этом должно быть обеспечено только информирование главного бухгалтера (иного соответствующего лица) о таком доступе.

Ранее выдача документов бухучета из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускалась, а в отдельных случаях могла производиться по распоряжению главного бухгалтера.