✅ Как хранить электронные документы из 1С – в облаке или нужно делать архивные копии

Способ хранения документов компании выбирают сами. Главное – обеспечить их сохранность.

Для ведения бухучета многие компании используют облачную 1С. Акты, счета, сверки взаиморасчетов, претензии и письма о погашении задолженности клиентам-физлицам высылают непосредственно из 1С на электронную почту без ЭЦП. А через Контур-Диадок получают и подписывают с поставщиками-организациями акты, счета, сверки взаиморасчетов, приложения к подписанным договорам с ЭЦП. Через Контур-Экстерн отсылают отчетность. Бумажных документов практически нет.

Возникает вопрос – нужно ли дополнительно организовать архив электронных документов? Или достаточно сохранять раз в неделю архивную копию 1С на накопителе (в дополнение к облачной), которую хранить в течение месяца, заменяя на более новые актуальные версии.

Согласно п. 24 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», документы должны храниться в том виде, в котором были составлены. То есть бумажные только в бумажном без перевода в электронный вид, электронные – в электронном.

Как именно хранить, каждая организация решает сама. Главное – обеспечить сохранность в течение положенного срока.

Например, в Методических рекомендациях по внедрению ЭДО предложены такие способы:

Способ

Описание

С собственном архиве организации

Документы хранятся в папках на компьютере, доступ к которому имеют определенные лица.

На внешних носителях

Документы записывают на флешки или внешний жесткий диск и хранят в сейфе или другом защищенном месте.

В облачном архиве

Возможно заключение соглашения с облачным сервисом и для хранения документов в защищенном хранилище с ограниченным доступом.

В архиве оператора ЭДО

Организация заключает договор с оператором и обменивается электронными документами с госорганами и контрагентами. Архив документов хранится на сервере оператора ЭДО.

При этом к срокам хранения электронных документов применяются те же правила, что установлены НК, Законом об архивном деле и Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Например:

  • первичные учетные документы и регистры бухучета, используемые для целей налогообложения, — хранятся пять лет после окончания налогового периода, в котором этот документ в последний раз использовали для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК);

  • годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность – постоянно (ст. 268 Перечня).

1С сама по себе не является хранилищем документов. А под документами бухучета понимаются не только первичные, но и регистры бухгалтерского учета (пп. «а» п. 2 ФСБУ 27/2021)/ B если регистры составлены в виде электронного документа, то должны быть подписаны электронной подписью.

В программе «1С:Бухгалтерия 8» есть возможность формирования регистров бухучета в электронном виде с подписанием ЭП.

Научим вести учет и составлять отчетность в 1С на курсе повышения квалификации «Работа в программе 1С: с нуля до отчетности». Мы обновили программу и добавили уроки по заполнению деклараций по НДС, налогу на прибыль и на имущество, а также формы РСВ в 2026 году.

Цена курса со скидкой 74%: 7 900 ₽ вместо 29 990 ₽. Осталось 3 места по этой цене.

Записаться

После обучения вы получите удостоверение о повышении квалификации на 72 ак. часа.

Читать далее https://www.klerk.ru/buh/news/680325/

Точка