бизнес может перейти на мобильную подпись и отказаться от бумажных архивов без риска для проверок

86% руководителей вынуждены откладывать подписание документов, пока не вернутся к рабочему месту с USB-токеном, а каждый седьмой предприниматель передает токен другому сотруднику, что создает правовые риски. Узнайте, как отказаться от бумаги, не нарушая закон.

Электронный документ, подписанный по установленным правилам, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный. Предприниматели продолжают хранить архивы из-за опасений перед проверками. Об этом «Клерку» рассказала финансист, сооснователь и директор по продукту бухгалтерии для бизнеса «Моё дело»Анастасия Моргунова.

Она отметила, что бизнес сталкивается не с юридическими ограничениями, а с техническими трудностями. Для подписи нужны стационарные компьютеры, криптозащита и USB‑токены, которые можно потерять или передать другому человеку. Согласно исследованию компании, 86% руководителей откладывают подписание документов до возвращения к рабочему месту, а каждый седьмой передает носитель подписи сотруднику.

Мобильные решения позволяют подписывать документы со смартфона и сокращают задержки в процессах. Такой подход делает работу более гибкой и снижает операционные риски.

«Главная проблема заключается не в отсутствии законных оснований для электронных документов. Речь идет о зависимости процессов от физических носителей. Мы видим, как компании, внедряя мобильный документооборот, мгновенно избавляются от бумажного балласта. Подобные решения уже существуют на рынке. К примеру, мы запустили подписание документов электронного документооборота без USB-токена и привязки к компьютеру», — сказала Анастасия Моргунова.

Также специалисты отметили, что претензии при проверках возникают из-за отсутствия порядка в электронных данных. Бизнесу рекомендуют использовать проверенные сервисы ЭДО, которые подтверждают подлинность и происхождение документов.