С 1 июля оформляйте документы по новым правилам

ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу 1 июля 2018 года. Его рекомендовано применять для оформления организационно-распорядительных документов компании.

Обновлен список реквизитов, которые нужно указывать в документе.

Отдельным реквизитом стало название филиала, представительства или иного подразделения, которое создало документ. Его указывают под наименованием организации.

Появился гриф ограничения доступа к документу. Например, при необходимости на документе нужно проставлять ограничительную надпись – «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

Удален реквизит «идентификатор электронной копии документа». Но введен новый - отметка об электронной подписи. В ней указывают:

• текст «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа электронной подписи;
• Ф.И.О. владельца сертификата;
• срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Новый ГОСТ уточняет требования к оформлению документов. В нем разъяснено:

• как нумеровать страницы;
• какой использовать шрифт;
• какие делать отступы и междустрочные интервалы;
• многостраничные документы можно печатать на обеих сторонах листа;
• локальные нормативные акты могут иметь титульный лист;
• печать не должна попадать на подпись.

Многих волнует вопрос заверения копий документов – порядок поменялся, но только в отношении документов, копии которых предназначены внешним пользователям, а также увольняющимся сотрудникам. Если копию нужно передать в другую организацию, то нужно указать слово «Верно», сведения о заверителе (его должность, подпись и ее расшифровку), а строчкой ниже - дату заверения. Дополнительно указывают надпись о месте хранения подлинника и ставят печать компании.

Для внутреннего пользования документ заверяют как прежде: указывают слово «Верно», сведения о заверителе (его должность, подпись и расшифровку подписи) и дату заверения.